Vous êtes au travail, concentré sur une tâche importante, lorsque le téléphone sonne. Vous hésitez à répondre, car vous savez que cela pourrait vous faire perdre votre concentration et vous faire perdre du temps. Vous finissez par ne pas répondre, et vous vous dites que vous richierez la personne plus tard. Mais que se passe-t-il si la personne qui vous a appelé était un client important ou un collègue qui avait besoin de votre aide ?
Refuser les appels pour une efficacité accrue
Dans certains cas, il peut être légitime de ne pas répondre au téléphone professionnel. Voici quelques situations où cela peut être acceptable :
- Vous êtes en réunion et vous ne pouvez pas être dérangé.
- Vous travaillez sur un projet important et vous ne voulez pas être interrompu.
- Vous êtes en déplacement et vous ne pouvez pas accéder à un téléphone.
- Vous êtes malade ou en congé et vous ne voulez pas être dérangé.
Éviter de donner des excuses vagues
Si vous ne pouvez pas répondre au téléphone, il est important de donner une excuse claire et honnête. Évitez de donner des excuses vagues, comme “Je suis en réunion” ou “Je suis occupé”. Cela ne fera que frustrer la personne qui vous appelle et elle pourrait penser que vous ne voulez pas lui parler.
Rester poli et professionnel
Même si vous ne pouvez pas répondre au téléphone, il est important de rester poli et professionnel. Remerciez la personne qui vous appelle pour son appel et dites-lui que vous la rappellerez dès que possible. Vous pouvez également lui dire où vous êtes et quand vous serez disponible.
Éviter de laisser le téléphone sonner
Si vous ne pouvez pas répondre au téléphone, il est important de le mettre en silencieux ou de le laisser sonner. Cela évitera de déranger les autres personnes autour de vous et cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail.
Si vous ne pouvez pas répondre au téléphone, il est important de le faire savoir à vos collègues et à vos clients. Vous pouvez le faire en mettant un message sur votre boîte vocale ou en envoyant un e-mail. Vous pouvez également demander à quelqu’un d’autre de répondre à vos appels en votre absence.
En suivant ces conseils, vous pourrez éviter de donner des excuses pour ne pas répondre au téléphone professionnel et vous pourrez maintenir une image professionnelle auprès de vos clients et de vos collègues.
Excuse Pour Ne Pas Répondre Au Téléphone Professionnel
Voici deux points importants à retenir sur les excuses pour ne pas répondre au téléphone professionnel :
- Soyez honnête et clair.
- Restez poli et professionnel.
En suivant ces deux conseils, vous pourrez éviter de donner de mauvaises excuses et vous pourrez maintenir une image professionnelle auprès de vos clients et de vos collègues.
Soyez honnête et clair.
Lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone professionnel, il est important d’être honnête et clair avec la personne qui vous appelle. Cela signifie lui dire directement que vous ne pouvez pas répondre et lui donner une raison valable.
- Soyez direct. Ne tournez pas autour du pot. Dites simplement à la personne que vous ne pouvez pas répondre au téléphone en ce moment.
Exemple : “Je suis désolé, je ne peux pas répondre au téléphone en ce moment. Je suis en réunion.”
Donnez une raison valable. Ne vous contentez pas de dire que vous êtes occupé. Donnez à la personne une raison spécifique pour laquelle vous ne pouvez pas répondre.
Exemple : “Je suis en train de travailler sur un projet important et je ne peux pas être dérangé.”
En étant honnête et clair, vous éviterez de frustrer la personne qui vous appelle et vous lui montrerez que vous respectez son temps.
Voici quelques conseils supplémentaires pour être honnête et clair lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone professionnel :
* Utilisez un ton poli et professionnel. * Excusez-vous de ne pas pouvoir répondre. * Proposez de rappeler la personne plus tard. * Donnez à la personne un moyen de vous contacter, comme votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone portable. En suivant ces conseils, vous pourrez montrer à vos clients et à vos collègues que vous êtes une personne honnête et professionnelle, même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
Restez poli et professionnel.
Même si vous ne pouvez pas répondre au téléphone professionnel, il est important de rester poli et professionnel. Cela signifie parler à la personne avec respect et lui montrer que vous comprenez sa situation.
- Soyez poli. Utilisez un ton poli et courtois. Évitez d’utiliser des jurons ou des expressions familières.
Exemple : “Je suis désolé, je ne peux pas répondre au téléphone en ce moment. Puis-je vous rappeler plus tard ?”
Soyez compréhensif. Montrez à la personne que vous comprenez sa situation et que vous vous excusez de ne pas pouvoir répondre à son appel.
Exemple : “Je comprends que vous soyez pressé, mais je suis en train de travailler sur un projet important et je ne peux pas être dérangé.”
En restant poli et professionnel, vous montrerez à la personne que vous la respectez et que vous valorisez son temps. Cela contribuera à maintenir une bonne relation avec vos clients et vos collègues.
Voici quelques conseils supplémentaires pour rester poli et professionnel lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone professionnel :
* Souriez lorsque vous parlez à la personne. * Parlez lentement et clairement. * Écoutez attentivement ce que la personne a à dire. * Ne l’interrompez pas. * Excusez-vous à nouveau de ne pas pouvoir répondre à son appel. * Proposez de la rappeler plus tard. En suivant ces conseils, vous pourrez montrer à vos clients et à vos collègues que vous êtes une personne polie et professionnelle, même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
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